Nota informacyjna - Administrator Danych Osobowych

Szanowni Państwo,

jako firma, która przykłada wielką wagę do ochrony Państwa danych osobowych oraz dba o zachowanie najwyższych standardów komunikacji chcielibyśmy Państwa poinformować o najważniejszych kwestiach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych.

Kto przetwarza Państwa dane osobowe?

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Porsche Inter Auto Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-304) przy ul. Połczyńskiej 118a, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000108213 (dalej: „my”). Mogą się Państwo z nami skontaktować przy pomocy numeru telefonu +48 22 223 15 15 oraz adresu e-mail: rodo@porscheinterauto.pl.

W jakich celach i na jakiej podstawie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?

Jeśli nabędą Państwo od nas towar lub usługę będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe:

  • w celu wykonania zawartej umowy, w tym w celu rozpatrywania i realizacji reklamacji (podstawa - umowa);
  • w celu świadczenia na Państwa rzecz usług gwarancyjnych (jeśli dostarczymy Państwu produkt lub usługę objętą gwarancją) (podstawa - umowa);
  • w celu realizacji ciążących na nas obowiązków wynikających z prawa podatkowego, celnego oraz rachunkowego (podstawa – przepis prawa);
  • w celu realizacji akcji przywoławczych oraz wykonywania obowiązków związanych z bezpieczeństwem produktu, ponieważ jest to niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz ochrony Państwa żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby (jeśli zamówią Państwo u nas samochód) (podstawa – przepis prawa i żywotne interesy osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między importerem - (spółką Volkswagen Group Polska Sp. z o.o., producentem samochodów, w tym zwłaszcza w procesie zakupu samochodów i części, rozliczeń gwarancyjnych oraz w celu prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego w ramach sieci sprzedaży (podstawa – umowa oraz nasz prawnie uzasadniony interes);
  • w celach realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania sprzedawanymi przez nas markami i produktami i naszymi usługami (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);

A ponadto będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe:

  • w celu realizacji zapytania, z którym się Państwo do nas zwrócą (podstawa - umowa, jeśli poproszą nas Państwo o ofertę, zaś w pozostałych przypadkach nasz prawnie uzasadniony interes);
  • w celu archiwalnym, dochodzenia praw i roszczeń, obrony przed roszczeniami (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes);
  • by prowadzić działania marketingowe z zakresu naszego marketingu bezpośredniego, w tym przedstawiać Państwu oferty naszych produktów i usług (podstawa – nasz prawnie uzasadniony interes).

Jeśli wyrażą Państwo dodatkową i dobrowolną zgodę wówczas będziemy mogli również:

  • przedstawiać Państwu informacje handlowe na temat naszych towarów lub usług lub na temat towarów i usług naszych partnerów - telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W przypadku prowadzenia działań marketingowych analizujemy Państwa preferencje, tak aby najlepiej dopasować komunikację marketingową do Państwa zainteresowań. Preferencje te badamy na podstawie otrzymanych od Państwa danych takich jak np. historia zakupów, czy skorzystanie z określonych usług.

Czy będziemy ujawniać Państwa dane osobowe?

W niektórych przypadkach, gdy będzie to niezbędne dla wykonywanych przez nas usług lub obowiązku prawnego, będziemy uprawnieni do ujawnienia Państwa danych osobowych następującym grupom odbiorców:

  • naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, którym Państwa dane osobowe będą ujawniane po to, by mogli wykonać swoje obowiązki;
  • podmiotom, którym powierzamy przetwarzanie Państwa danych osobowych w związku z wykonywaniem na naszą rzecz usług (przetwarzający), np. dostawcy narzędzi IT, agencje reklamowe, firmy wspierające organizację eventów, operatorzy narzędzi informatycznych Call Center, nasi doradcy;
  • inni odbiorcom danych – np. firmy kurierskie, spółki z naszej grupy kapitałowej, producenci zakupionych przez Państwa samochodów, importer - spółka Volkswagen Group Polska Sp. z o.o.;
  • organom publicznym, w tym urzędom skarbowym, Policji, organom ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, w tym 6 lat to najdłuższy możliwy okres realizacji roszczeń z gwarancji, plus dodatkowy rok dodajemy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku.

W przypadku specjalnych akcji serwisowych możemy przetwarzać Państwa dane przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym umowa została wykonana.

W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat.

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Państwem, a jeśli cofną Państwo zgodę lub wyrażą sprzeciw to do momentu cofnięcia zgody lub wyrażenia sprzeciwu.

Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Państwa zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Jakie prawa Państwu przysługują?

W związku z faktem przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych posiadają Państwo:

  • prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania,;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, które powoduje zaprzestanie przetwarzania przez nas Państwa danych w celach marketingu bezpośredniego;
  • od 25 maja 2018 roku - prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Jednakże będziemy dalej przetwarzać dane osobowe w niezbędnym zakresie, jeżeli po naszej stronie będzie istniał uzasadniony powód;
  • od 25 maja 2018 roku - prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody lub umowy, jak też prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
  • jeśli podstawą przetwarzania przez nas Państwa danych jest Państwa zgoda, wówczas posiadają Państwo prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wszystkie te powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo wykonać:

  • drogą mailową, wysyłając maila na adres: rodo@porscheinterauto.pl;
  • zwracając się do nas pisemnie na adres: Porsche Inter Auto Sp. z o.o., ul. Połczyńska 118a (01-304) Warszawa;
  • kontaktując się telefonicznie na numer telefonu +48 22 223 15 15.

Zwracając się do nas, proszę pamiętać o podaniu nam Państwa danych kontaktowych oraz preferowanej formy i czasu kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Państwa pytania i żądania.

Skutki niepodania danych osobowych

Podanie przez Państwa danych osobowych potrzebnych do zawarcia umowy jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. W przypadku braku podania danych osobowych wskazanych w umowie nie będzie możliwe jej zawarcie i realizacja.

Wyrażenie zgody na wykorzystanie części danych osobowych do działań marketingowych własnych i na rzecz naszych partnerów, w tym komunikacji telefonicznej lub elektronicznej, jest dobrowolne i niepowiązane z umową. W przypadku niewyrażenia zgody nie będą Państwo otrzymywać od nas oraz naszych partnerów żadnych komunikatów handlowych, w tym drogą telefoniczną lub elektroniczną.

Jeśli mają Państwo jakieś pytania dotyczące ochrony Państwa danych osobowych…

Ochrona Państwa danych osobowych ma dla nas duże znaczenie. Z tych m.in. względów w naszej firmie wyznaczymy inspektora ochrony danych osobowych, z którym od 25. maja 2018 r. będą mogli się Państwo skontaktować we wszelkich kwestiach dotyczących Państwa danych osobowych na adres e-mail rodo@porscheinterauto.pl oraz pod numerem telefonu +48 22 223 15 15, jak też przy pomocy formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie internetowej www.porscheinterauto.pl.

Prawo do skargi

Jeżeli nasze wyjaśnienia i działania okażą się niewystarczające lub wadliwe, mogą Państwo po dniu 25 maja 2018 r, wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.